生成 AI でマニュアルを作る方法｜5 つの手順と、指示文の書き方

生成 AI で、マニュアルは作れますか

下書きまでは作れます。仕上げは人が行います。 総務省の情報通信白書（令和 8 年版）は、生成 AI を使う業務を業務の種類別にみて、日本について次のとおり書いています。

「議事録・メール作成補助」での活用を回答した割合が約7割と最も高く

最も高いのは、文章づくりの補助です。マニュアルの下書きも、文章づくりの補助に当たります（この当てはめは編集部の整理です）。

どんな手順で作りますか

手順は 5 つに分けると進めやすくなります。 これは編集部の整理です。

1. 対象を 1 つに絞る。 例：「レジの閉め作業」。1 つの作業にします。範囲が広いと、AI の出力も広く浅くなります。
2. 材料を集める。 現場の人の話、写真、動画、すでにある手順書などです。
3. AI に下書きを頼む。 材料と、読む人（新人・アルバイトなど）を伝えます。
4. 現場の人が読んで直す。 実際にやってみて、抜けや誤りを直します。
5. 公開して、使われ方を見る。 分かりにくい所を直します。

作ったあとの保管・担当・見直しは、マニュアル管理とはで説明しています。

AI への指示文には、何を書きますか

「読む人」「作業」「材料」「形」の 4 つを書きます。 これも編集部の整理です。次は書き方の例です。

読む人：入って 2 週目のアルバイト
作業：（作業の名前）
材料：（箇条書きのメモ）
形：手順を番号つきで、1 手順 1 文。注意点は最後に 3 つまで。
わからない所は、推測せず「要確認」と書いてください。

最後の 1 行は、AI が材料にない内容を補って書くのを減らすための指示です。ただし、この指示で補いがなくなるとは限りません。出力は必ず材料と照らして確かめます。

マニュアルには、どんな項目を入れますか

次の 6 項目を入れると、読む人が迷いにくくなります。 これは編集部の整理です。

AI に入力してはいけない情報はありますか

入力してよい情報は、会社で先に決めます。 個人情報と営業秘密は、国の資料を読んでから決めてください。

• 個人情報： 個人情報保護委員会は、「生成 AI サービスの利用に関する注意喚起等について」を公表しています。個人情報を含む内容を入力する前に、別添 1 の本文を読んで、自社の使い方が当てはまるかを確かめてください。
• 営業秘密： 情報処理推進機構（IPA）の「AI 利用者のためのセキュリティ豆知識」（2026 年 4 月 2 日公開）に、「クラウドAIに営業秘密は教えない」という項目があります。

マニュアルの材料には、お客様や従業員の名前、社内の取引条件が混ざることがあります。材料を AI に渡す前に、その部分を除いてください。

AI の出力は、どう確かめますか

数字・固有名詞・日付・法令に関わる所は、元の資料で確かめます。 そのうえで、現場の人が手順どおりに実際にやってみます。

• 事実の確認： 数字、名前、法令に関わる所を、原典と照らす
• 現場で試す： 書いてある順に作業して、抜けや順番の誤りを見つける
• 直した記録を残す： 直した人と日付を残す

総務省の掲載ページには、「AI 事業者ガイドライン」の最新の版として第 1.2 版（令和 8 年 3 月 31 日）が載っています。版は更新されることがあるので、使うときは掲載ページで最新の版を確かめてください。

ISSEN LXP では、どうなっていますか

ISSEN LXP は、AI が作ったものをすべて下書きとして扱い、最後は管理者が確かめて直します。AI は間違えることがあり、現場の手順の責任は会社が持つためです。

写真のぼかしは、元の画像を消して保存します。重ねるだけだと元の画像が残り、隠したつもりで隠せていないことになり、個人情報の漏れになるためです。