マニュアル管理とは｜管理する 5 つの項目と、最初の進め方

マニュアル管理とは何ですか

マニュアル管理とは、手順書やマニュアルを、最新で正しい状態に保ち、必要な人が必要なときに読めるようにする取り組みです。 マニュアルを作ることと、作ったあとに保つことは別の仕事です。管理が決まっていないと、同じ手順について古い内容と新しい内容が両方残り、現場でどちらを使うかが人によって変わります。

この記事では、上の意味で使います（編集部の整理です）。

マニュアルを作ることと、管理することは何が違いますか

作ることは 1 回の仕事で、管理することは続ける仕事です。 作るときは「何を書くか」を考えます。管理するときは「誰が、いつ、どう直し、誰に見せるか」を決めます。

管理する 5 つの項目は何ですか

管理する項目は、次の 5 つに分けると決めやすくなります。 これは編集部の整理です。

1. 保管の場所：最新のマニュアルがどこにあるかを 1 つに決める。複数の場所に同じ内容があると、どれが最新か分からなくなります。
2. 担当者：内容を直す人と、直した内容を確かめる人を決める。担当者が決まっていないと、手順が変わっても直されません。
3. 版と履歴：いつ、誰が、何を直したかを残す。現場に古い版が残らないよう、使う版を 1 つにします。
4. 見直しの時期：定期的に見直す時期と、手順が変わったときに見直すことを決める。
5. 見せる範囲：誰が読めるかを決める。店舗や部署ごとに見せる手順が違う場合は、範囲を分けます。

どのタイミングで見直せばよいですか

定期的な見直しと、手順が変わったときの見直しの両方を決めておくのが基本です。 国の資料にも、同じ考え方があります。

厚生労働省の「職場のあんぜんサイト」は、作業計画について、次のとおり説明しています。

作業を安全に行うためには、あらかじめ、作業の場所や作業に用いる機械などの状況を確認した上で、作業方法を検討し、作業計画を定めておくことが重要です。また、この計画は、労働者に周知され、確実に実行されるものでなければなりません。さらに、状況の変化に即応して、適正な手続きにより見直される必要があります。

これは安全衛生の作業計画についての説明です。「決めたことを関係者に知らせる」「状況が変わったら見直す」という考え方は、業務のマニュアルにも使えます。

食品を扱う事業者向けの厚生労働省の HACCP のページにも、似た記載があります。営業者が実施することとして、「衛生管理の実施状況を記録し、保存する」ことと、「衛生管理計画及び手順書の効果を定期的に（及び工程に変更が生じた際等に）検証し（振り返り）、必要に応じて内容を見直す」ことが挙がっています。

見直す時期を決めるときは、次の 2 つに分けると迷いにくくなります。

• 定期：半年に 1 回など、会社で決めた間隔（間隔は会社の事情で決めます）
• 随時：設備・材料・手順・ルールが変わったとき

見せる範囲はどう決めますか

「全員」「管理者だけ」「所属ごと」「指定した人」の 4 つに分けると決めやすくなります。 店舗や部署ごとに手順が違う会社では、見せる範囲を分けないと、見せすぎることも、見せなさすぎることも起きます。

ISSEN LXP も、この 4 つ（全員・管理者だけ・所属・指定した人）で公開範囲を選べます。理由は、店舗や部署ごとに見せる手順が違うためです。

AI を使うときは何に気をつけますか

AI が作った下書きは、人が確かめてから使います。 AI は間違えることがあります。現場の手順の責任は会社が持つので、最後に人が確かめて直す必要があります。

ISSEN LXP では、AI が作ったものはすべて下書きとして扱い、最後は管理者が確かめて直します。会社のマニュアルを検索し、見つかった内容を優先して使うのも、同じ考え方です。「聞く」は、まず会社のマニュアルを検索し、見つからないときだけ AI を呼びます。

AI でマニュアルを作る手順は、生成 AI でマニュアルを作る方法で説明しています。

まず何から始めればよいですか

最初は、5 つの項目のうち「保管の場所」と「担当者」の 2 つを決めてください。 この 2 つが決まると、版と履歴・見直し・見せる範囲を決める準備が整います。

1. 今あるマニュアルを、どこに何があるか一覧にする
2. 最新のものを置く場所を 1 つに決める
3. それぞれの担当者を決める
4. 見直す時期を決める

属人化（特定の人しか手順を知らない状態）が心配な場合は、属人化の解消も合わせて読んでください。