業務の標準化とは｜進め方 4 ステップと、マニュアルとの関係

業務の標準化とは何ですか

業務の標準化とは、同じ仕事のやり方を、会社で 1 つに決めることです。 決めたやり方を、誰がやっても同じ質で行えるようにします。この記事では、上の意味で使います（編集部の整理です）。

標準化が必要になる理由は、やり方が人によって違うことです。厚生労働省の「介護分野における生産性向上ポータルサイト」の「手順書の作成」のページは、次のとおり書いています。

業務のやり方が人によって異なると、その質や作業時間にも差がでてしまいます。

このページは介護の現場向けの資料です。やり方の違いが質や時間の差になるという点は、ほかの業種の仕事にも当てはめて考えられます（この当てはめは編集部の整理です）。

標準化とマニュアル化は、何が違いますか

標準化は「やり方を決めること」、マニュアル化は「決めたやり方を文書にすること」です。 これは編集部の整理です。

標準化をしないままマニュアルを作ると、人によって違うやり方のうち、誰かのやり方が文書になるだけです。先にやり方を決めてから、文書にします。作ったあとの保管・担当・見直しは、マニュアル管理とはで説明しています。

標準化は、どう進めますか

4 つのステップで進めます。 上の厚生労働省のページは、手順書を作る進め方を 4 つのステップで示しています。以下は、その内容を要約した編集部の整理です。

1. 各自の業務を書き出す。 同じ業務でも、人によって手順や方法が異なります。まず、現在の手順や方法を書き出します。
2. 書き出した手順を見比べる。 違いを見つけ、効率化の工夫も見つけます。
3. やるべき手順を決める。 やること、やらないこと（やってはいけないこと）を話し合って決めます。ページには「誰がやっても同じ質のサービスが提供できるよう、手順を明確に決めます。」とあります。
4. 手順書にする。 決めた手順を手順書に落とし込みます。文字が多いと読むのに時間がかかり、現場で使われなくなるので、文字を減らし、一目で分かるフロー図を使う工夫が必要とされています。

標準化は、全員を同じやり方にすることですか

全員に同じ動きを強いることが目的ではありません。 同じページには、次の記載があります。

手順書を作成する目的は決して画一的なサービスを提供するためではありません。

ページは、手順書を熟練度を上げるためのトレーニングツールに位置づけ、判断の基準を手順書に明確に書くことを勧めています。決めるのは、品質に関わる手順と判断の基準です。細かい動きまで一律にそろえる必要はありません（この線引きは編集部の整理です）。

属人化（特定の人しか手順を知らない状態）が気になる場合は、属人化の解消も合わせて読んでください。

標準化に AI は使えますか

手順書の下書きには使えます。決めるのは人です。 現在のやり方の書き出し、見比べ、手順の決定は、現場の人が話し合って行います。決まった手順を文章にするときに、AI に下書きを頼めます。方法は生成 AI でマニュアルを作る方法で説明しています。

ISSEN LXP では、どうなっていますか

ISSEN LXP には、業務フロー（β 版）があります。手順を線でつなぎ、詰まっている所と、マニュアルが無い所を表示します。仕事の流れとマニュアルを一緒に見て、足りない手順を見つけるためです。