ナレッジ管理とは｜管理する対象と、進め方 4 ステップ

ナレッジ管理とは何ですか

ナレッジ管理とは、仕事のやり方や判断の基準を、人の頭の中から会社の共有の場所に移し、必要な人が使えるようにする取り組みです。 この記事では、上の意味で使います（編集部の整理です）。

「ナレッジ」は、仕事に必要な知識やコツのことです。手順書に書かれたやり方だけでなく、「こういうときはこう判断する」「あの件は誰が詳しい」といったことも含みます。

なぜ必要なのですか

教える人や知っている人によって、やり方が変わるためです。 厚生労働省の「介護分野における生産性向上ポータルサイト」の「OJTの仕組みづくり」のページは、次のとおり書いています。

教育担当によって教え方にブレが生じてしまっては、事業所全体で業務の手順やケアの質を一定に保つことが難しくなってしまいます。

このページは介護の現場向けの資料です。教える人によってやり方が変わると質を一定に保てない、という点は、ほかの業種の仕事にも当てはめて考えられます（この当てはめは編集部の整理です）。

何を管理しますか

管理する対象は、次の 4 つに分けると決めやすくなります。 これは編集部の整理です。

手順の管理は、マニュアル管理とはで説明しています。手順を会社で 1 つに決める進め方は、業務の標準化とはで説明しています。特定の人しか手順を知らない状態（属人化）については、属人化の解消で説明しています。

どう進めますか

4 つのステップで進めます。 同じポータルサイトの「情報共有の工夫」のページは、情報共有のルールを決める進め方を、4 つのステップで示しています。以下は、その内容を要約した編集部の整理です。

1. 共有する情報を整理する。 ページには「どのような情報を、誰に、いつ共有（報告）すべきかなどについて話し合います。」とあります。
2. 情報を使う目的を決める。 共有することで、相手に何を期待するのかを明確にします。
3. 情報の集め方のルールを決める。 いつ、誰が、どこで、どんな情報を集めるかを決めます。ページには「これにより、情報収集の抜け漏れを防ぐことが出来ます。」とあります。
4. 情報の渡し方のルールを決める。 いつ、誰に共有するかを決めます。緊急度、重要度、個人情報の有無など、情報の内容によって、共有の方法を分けます。

このページは介護の現場向けの資料で、記録や申し送りを例にしています。4 つのステップの考え方は、ほかの業種の知識の共有にも使えます（この当てはめは編集部の整理です）。

道具を選ぶときは、何を見ますか

次の 4 点を確かめると、選びやすくなります。 これは編集部の整理です。

• 探せるか： 必要なときに、キーワードで見つけられる
• 見せる範囲を決められるか： 部署や役割ごとに、読める人を分けられる
• 直す担当を決められるか： 誰がいつ更新するか、更新の記録が残る
• 現場で使えるか： パソコンの前に座らない人が、スマートフォンで読める

特定の道具の名前や機能の比較は、この記事では扱いません。会社の事情に合うものを選んでください。

AI は使えますか

下書きと検索には使えます。内容の確認は人が行います。 AI は間違えることがあります。AI が作った文章は下書きとして扱い、正しいかどうかを、知っている人が確かめてから共有します。AI でマニュアルの下書きを作る手順は、生成 AI でマニュアルを作る方法で説明しています。

ISSEN LXP では、どうなっていますか

ISSEN LXP には、ノウハウマップ（β 版）があります。誰にナレッジが集まっているかを図にします。「あの人しか知らない」という状態（属人化）を、見える形にするためです。

また「聞く」は、まず会社のマニュアルを検索し、見つからないときだけ AI を呼びます。会社のマニュアルにある答えを優先するためです。